GRIDWORKS Vorlagenverwaltung: Vorlagen bereitstellen und sofort in jeder Dokumentenbibliothek nutzen.

Dynamische Vorlagenverwaltung in SharePoint

Vorlagenverwaltung GRIDWORKS für Sharepoint - Vorlage auswählen

Aktuelle Vorlagen einfach nutzen

und schon ist das neue Dokument erstellt. Noch nie war es einfacher ein neues Dokument direkt in SharePoint zu speichern.

GRIDWORKS Vorlagenverwaltung

Neues Dokument in SharePoint erstellen – ganz einfach

Mit der GRIDWORKS Vorlagenverwaltung wird es sehr einfach, Office-Dokumente (Word, Excel oder PowerPoint) auch direkt in einer SharePoint-Umgebung zu erstellen.

Ein Klick auf den Knopf „Neu aus Vorlagen“ im SharePoint-Menüband und schon kann man die entsprechende Vorlage für das neue Dokument auswählen.

Die Verwendung einheitlicher Firmenvorlagen garantiert zudem, dass alle Dokumente einheitlich dem Corporate Design entsprechen.

Die Vorlagenverwaltung kann als Baustein in jedes GRIDWORKS Modul integriert werden.

  • Bereitstellung von Office Vorlagen auf mehreren Stufen: Unternehmensweit (Root), pro Bereich (Organisationseinheit oder z.B. Gruppen, Projekte) oder pro Website
  • Aufruf der Vorlagenverwaltung aus jeder Dokumentenbibliothek
  • Erstellung neuer Office Dokumente direkt ab aktueller Vorlage
  • Automatische Übernahme der Vorlage hinterlegter Unternehmens-Stichwörter
  • Speichern des neuen Dokumentes direkt in der Bibliothek/Verzeichnis von wo aus die Funktion aufgerufen wurde

Perfekte Ergänzung zu:

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 Vorlagenbibliotheken

Die Vorlagen stehen in den verschiedenen Dokumentenbibliotheken zur Verfügung. Allgemein gültige Vorlagen, wie es sie in jedem Unternehmen für Korrespondenz und Präsentationen gibt oder auch Formulare für interne Anträge, liegen in einer für alle zugänglichen Bibliothek.

Daneben haben sich weitere Bibliotheken für Vorlagen bewährt, die nur für Abteilungen oder Organisationseinheiten bestimmt oder zweckgebunden sind, wie beispielsweise Projektanträge, die nur in Projekten verwendet werden.

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Korrekte Ablage

Egal aus welcher Bibliothek die Vorlage stammt, das darauf basierende neue Dokument wird automatisch in der passenden Dokumentenbibliothek gespeichert.

Das garantiert die korrekte Ablage der Dokumente in SharePoint und damit Versionierung, Nachvollziehbarkeit und Auffindbarkeit.

Vorlagen einfach auswählen

Die Vorlagen können von jeder Dokumentenbibliothek aus über das SharePoint-Menüband aufgerufen werden.

Die zentralen Unternehmensvorlagen stehen grundsätzlich immer allen zur Verfügung.  Gibt es weitere spezielle Vorlagen oder Vorlagen, die nur in Organisationseinheiten benutzt werden, werden diese in zusätzlichen Bibliotheken erfasst.

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Verwendung aktueller Vorlagen

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Automatische Übernahme hinterlegter Metadaten

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