GRIDWORKS Sitzungsverwaltung  – nur reden müssen Sie noch selber!

Sitzungsmanagement mit SharePoint

 

Sitzungsverwaltung Gridworks für Sharepoint Sitzung erstellen

Sitzung mit einem Klick erstellen

Eine neue Sitzung ist in wenigen Sekunden erstellt. Agendapunkte erfassen, Unterlagen hochladen, Zeitplan festlegen und Teilnehmer einladen.

Sitzungsverwaltung Gridworks für Sharepoint Agendapunkte festlegen

Agendapunkte erfassen

Agendapunkte (Traktanden) erfassen, Unterlagen hinzufügen, Zeitbedarf anmelden, Reihenfolge festlegen.

GRIDWORKS Sitzungsverwaltung

Agenda erstellen, Teilnehmer einladen – und nie mehr Protokoll schreiben

Die GRIDWORKS Sitzungsverwaltung vereinfacht Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung von Sitzungen und Meetings.

Jede Sitzung, jedes Meeting wird komplett online organisiert – von der Agenda bis zum automatisch generierten Protokoll. Also kein Papierkrieg, keine E-Mail-Flut. Das wird als echte Entlastung vom administrativen Aufwand empfunden und fördert eine positive Sitzungskultur.

Die Sitzungsteilnehmer können ihre Anliegen und Themen inkl. Unterlagen strukturiert als Traktanden online einreichen. Optional können Traktanden auch Geschäften zugeordnet werden, so dass jederzeit ersichtlich ist, welches Geschäft mit welchen Traktanden an welcher Sitzung besprochen wurde.

  • Sitzungsverwaltung App mit einem Klick auf jeder Website aktivierbar
  • Sitzungskalender kann mit Microsoft Outlook synchronisiert werden
  • Benutzerfreundliche und interaktive Maske für Sitzungsorganisation
  • Strukturierte Erfassung von Anträgen, Stellungnahmen und Beschlüssen pro Agenda-Punkt (Traktandum)
  • Geschäfte verwalten. Traktanden können Geschäften zugeordnet werden
  • Agenda-Punkte gruppieren (z.B. Personelles, Projekte, etc.)
  • Agenda-Punkte via drag&drop in eine zeitliche Abfolge bringen
  • Traktdanden auf eine spätere Sitzung verschieben
  • Teilnehmer (intern/extern) inkl. deren Anwesenheitsstatus erfassen
  • Versand von Einladungen an Teilnehmer (inkl. aktueller Agenda als PDF und Kalenderelement)
  • Aufgaben aus einer Sitzung an Personen zuweisen (erhalten automatisch eine Benachrichtigung)
  • Protokoll auf Knopfdruck in PDF oder WORD generieren
  • Protokoll-Vorlagen können entweder zentral oder individuell pro Website hinterlegt werden
  • Sitzung klonen für wiederkehrende Sitzungen

Paast perfekt zu:

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Klare Agenda

Der Sitzungskoordinator erstellt zuerst im SharePoint-Kalender einfach per Mausklick eine Sitzung.

Danach plant er den Sitzungsablauf klar und übersichtlich mit der vorstrukturierten Agenda. Einzelne Agendapunkte lassen sich flexibel per drag & drop verschieben.

Team-Mitglieder reichen ihre Traktanden inkl. Sitzungsunterlagen direkt online ein.

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Perfekte Sitzungsvorbereitung

Steht die Agenda, lädt der Koordinator die Sitzungsteilnehmer direkt per E-Mail ein. Alle erhalten die Agenda als PDF sowie einen Kalendereintrag, der mit Microsoft Outlook synchronisiert werden kann.

Auch die Sitzungsunterlagen sind sofort online verfügbar. So können sich alle auf die Sitzung vorbereiten.

Der Teilnehmerstatus wird online erfasst und kann immer aktualisiert werden.

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Automatisches Protokoll

Schon während der Sitzung werden Diskussionen, Anträge und Beschlüsse zu den Traktanden strukturiert erfasst.

Ergeben sich Pendenzen und Aufgaben, können sie direkt einer Person zugeordnet werden.

Das Protokoll kann jederzeit automatisch als Word-Datei oder PDF generiert werden.

Sitzungsablauf festlegen

Die Reihenfolge geplanter Traktanden wird mit drag&drop in einen zeitlichen Ablauf gebracht. Auch ungeplante Traktanden können zu den geplanten Traktanden einer Sitzung einfach verschoben werden und umgekehrt.

Werden Pendenzen erteilt, so erhalten die Verantwortlichen automatisch eine Benachrichtigung über die zugeteilte Aufgabe.

Es ist jederzeit ersichtlich, wer welche Aufgaben an welcher Sitzung erhalten hat und welche Aufgaben an welcher Sitzung erteilt wurden.

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Agenda flexibel erstellen

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Gruppierung nach Themenblöcken

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Pendenzen und Aufgaben erfassen und überwachen

Teilnehmer einladen

Teilnehmer erfassen und über die Funktion „Einladungen versenden“ zur Sitzung einladen. Alle zu diesem Zeitpunkt erfassten Teilnehmer erhalten ein E-Mail mit Agenda und einem Kalenderelement (.ics).

Während der Sitzung kann der Anwesenheitsstatus vermerkt werden. Dieser wird automatisch ins Protokoll übernommen.

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Teilnehmer direkt einladen

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Einladung per E-Mail mit Agenda und Kalendereintrag

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Anwesenheitsstatus online vermerken

Anträge und Beschlüsse strukturiert erfassen

Die strukturierte Vorerfassung der zu besprechenden Themen erhöht die Qualität der Sitzung.

Denn so kann sich jeder schon vor der Sitzung mit den Themen, Anträgen und Unterlagen beschäftigen. An der Sitzung werden dann nur noch die Diskussion und die Beschlüsse erfasst.

Und schon kann das Protokoll in Word oder als PDF online abgerufen werden.

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Bessere Vorbereitung der Teilnehmer

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Zugriff auf Sitzungsunterlagen

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Klare Anträge und Beschlüsse dank strukturierter Erfassung

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Automatisches Protokoll

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